Het eerste advies is: Begin tijdig. het tweede is: Maak een jaarkalender waarin alle projecten worden opgenomen, om overlap te voorkomen. 

Gebruik de onderstaande informatie om je project voor te bereiden, zodat je geen stappen mist. De onderstaande stappen komen ook overeen met het aanmaken van een project in de projectenmodule. Extra handig dus om hier alvast goed over na te denken en beslissingen in te nemen.

Fases in de voorbereiding

1. Definieer project

Bepaal de kaders van je traject. Is het een totaal open traject waarin inwoners met allerhande ideeën komen? Zorg dan dat je vooraf goed nadenkt over hetgeen je doet qua opvolging en uitwerking. Vaak is het fijn om toch al wat kaders mee te geven. Neem in ieder geval de wettelijke kaders mee. Die kun je eventueel ook kwijt bij de spelregels. 

2. Definieer fases

Een project bestaat uit meerdere fases. Door vooraf de kaders te definiëren, voorkom je onduidelijkheid tijdens het traject. Bij iedere fase bepaal je het doel van de fase en wat er binnen een fase geregeld of ondernomen moet worden. De laatste fase is altijd de terugkoppeling van hetgeen je hebt gedaan met de opbrengst. 

Let op: Als je wilt reageren op een bericht in een bepaalde fase, kan dit alleen zolang de fase nog open (en dus actief) staat. 

"Gedoe voorkomen" 

Dit alles doe je om bezwaarschriften later te voorkomen. Maar natuurlijk ook om te zorgen dat je als gemeente over komt als betrouwbare partner van de inwoners bij dit soort projecten en te voorkomen dat de gemeente reputatieschade oploopt.

3. Bepaal tijdlijn

Bij eerdere projecten zagen we hoe essentieel het is om tijdig de communicatie op te starten. Dus, eerst achtergrondinformatie in de brede zin over het thema, dan de introductie wat de gemeente hiermee wil, uitleg over wat de inwoners hier aan hebben, uitleg over het proces en welke stappen daarin gezet worden en dan pas de start van het proces. Bij iedere fase bepaal je de start en de eindtermijn. 

Let op: Het project start al voorafgaand aan de eerste fase. Je wilt inwoners immers meenemen in het hele traject en vast voorafgaand inspireren en aan het denken zetten.

Planning

Qua communicatie start je normaliter minimaal zes weken voor de start van het participatietraject via alle beschikbare media. Naarmate het traject dichterbij komt, intensiveer je de communicatie. 

4. Bepaal spelregels

Elk project bevat spelregels. Dit zijn vaak de kaders waarbinnen het project valt. 

5. Bepaal pagina voor aanmaken project en naam afzender berichten

Denk vooraf na over met welk profiel de berichten in je participatietraject geplaatst worden, bijvoorbeeld participatiebegeleider of je eigen naam. Zorg dat dit profiel ook gekoppeld is als beheerder van de pagina namens wie je het project wilt aanmaken, bijvoorbeeld de pagina van de gemeente. Kies je voor een algemeen profiel, zoals participatiebegeleider, leg dan bij het profiel uit waarom gekozen is om hiermee te werken. Communiceer ook een mailadres waar contact mee opgenomen kan worden als er vragen zijn. 

6. Bepaal kanalen

• Buurtplatform: Naast het kanaal op het buurtplatform en de daarbij horende social media gebruik je ook de nieuwsbrief die iedere vrijdag verstuurd wordt. Deze is iedere week aan te passen en zorgt voor extra attentiewaarde. 
• Sociale media kanalen gemeente
• Social media kanalen relevante partijen
• Lokale media zoals kranten, radio, tv
• Gemeentelijke website

7. Promotieteksten

• Persbericht algemeen
• Voorbereidende teksten buurtplatform
• Tekst call to action
• Teksten voor nieuwsbrieven platform
• Teksten voor sociale media (twee keer per week, gedurende het hele traject)
• Teksten project
• Teksten fases traject
• Teksten spelregels (Ook, wanneer wordt ingegrepen)
• Teksten menu items project. Denk aan processtappen, veel gestelde vragen, aanleiding traject

TIP: Denk eraan de teksten SEO-proof te schrijven zodat ook zoekmachines het project kunnen vinden. Wil je hier meer over weten lees dan het volgende artikel: Hoe leest een zoekmachine?

Ons advies is om de teksten kort en duidelijk te schrijven. Ook dit is een belangrijke succesfactor. Fijn als een tekstschrijver van de afdeling communicatie meekijkt. Denk er ook aan dat veel bezoekers via mobiel komen. Daarom wil je de titels van de fases zeker kort en bondig houden. 

8. Maak directe link

Definieer een makkelijke en directe link die je kunt communiceren. Je doet dit via site-instellingen: weblink maken. Bijvoorbeeld: www.onsoverbetuwe.nl/flexibelbestemmen of www.pleinbest.nl/laadpalen

9. Start project: klaarzetten.

• Call to action
• Promotie via alle kanalen
• Twee keer per week gerelateerd bericht op platform dat verwijst naar project
• Extra aandacht geven aan: Blijf op de hoogte

Hieronder kun je een document downloaden waarin de bovenstaande fases beschreven worden met en een aantal voorbeeld teksten voor de fases en de spelregels.

Handleiding Participatie.pdf